【上書き登録】を効率的に行うためには、名寄せを利用して正確に目的のレコードを特定します。
◎ポイント
名寄せとは複数のデータベースに分散された同一人物、同一企業、同一世帯等のデータを、共通のＩＤを付与するなどして統合する作業です。これにより、顧客の名前、メールアドレス、住所、電話番号などの属性が一致する顧客を同一顧客として識別し、上書き登録を行うことが可能となります。
①【レコードID】で名寄せを行う
Worksアプリにレコード登録を行うと、ユニークなレコードIDが自動採番されます。
(レコードIDの表示設定は、アプリの詳細設定から変更が可能です)
レコードIDを用いた上書き登録例▼▼
既にアプリ内に下記の情報が登録されています。
上書き登録したいデータに、レコードID情報を含めます。
アプリにファイルをアップロードし、上書き登録を選択します。
インポートファイルの項目にレコードIDが入っている事を、項目合わせのステップで確認します。
レコードIDを基に、既存のレコード情報と名寄せを行い上書き登録を完了します。
◎ポイント
※名寄せキー(レコードID)がブランクの状態で登録作業を進めると、名寄せが行えずインポート対象のデータが存在しないとみなされます。項目合わせに注意してください。
②【重複チェック項目】を設定して名寄せを行う
レコードIDを使用せずに、アプリ内のレコード項目を利用して名寄せを行う方法です。名寄せを行うレコード項目には、レコード項目作成画面で予め重複チェックアイコンをONにしておきます。
重複チェック項目を用いた上書き登録例▼▼
既にアプリ内にこちらの情報が登録されています。
上書きしたいデータには、重複チェックに指定されているレコード項目の情報を含めておきます。
※今回は一行テキスト項目(出展企業)を重複キーに指定しています。
アプリにファイルをアップロードし、上書き登録を選択します。
インポートファイルの項目に【重複チェック項目】(出展企業)が含まれているかどうかを、項目合わせのステップで確認します。
【重複チェック項目】(出展企業)の情報を基に、既存のレコード情報と名寄せを行い上書き登録を完了します。
◎ワンポイント
※重複チェック項目に設定している項目がブランクの場合、注意が促されます。インポートする際は、重複チェック項目に対して適切なインポート項目を設定してください。