概要
「自動採番項目」は、自動的にユニークな番号を割り振る機能です。これにより、手動での番号入力を省き、重複やミスを防ぎます。
「リセットタイミングの指定」や「指定番号からの連番設定」もできるので多様な要件に対応できます。
また、 日付の書式変更や選択項目のCODE値表記もできるため用途に合わせた柔軟な採番も可能です。
採番フォーマットの実例
-
例1)毎月リセットされる問い合わせ番号
- 採番フォーマット:
YYYYMM-XXXXX
- 説明:
202410
(年と月)をプレフィックスに追加し、その後に5桁の連番(00001
〜)を組み合わせた形式。 - リセットタイミング:毎月1日
- 実際の採番例:
202410-00001
,202410-00002
,202411-00001
…
- 採番フォーマット:
-
例2)部門コードを使ったプロジェクト番号
- 採番フォーマット:
DPTXXX-XXXXX
- 説明:
DPT
と3桁の部門コード(例:001
,002
)をプレフィックスに設定し、5桁の連番を組み合わせた形式。 - リセットタイミング:部門コード毎
- 実際の採番例:
DPT001-00001
,DPT001-00002
,DPT002-00001
…
- 採番フォーマット:
-
例3)会社の期ごとにリセットされる見積もり番号
- 採番フォーマット:
ESTYYYYMM-XXXX-DD
- 説明: 見積もり番号を表す(
EST
)のあとに年と月を6桁の数字をプレフィックに設定し、4桁の連番のあとに2桁の日付をサフィックスに組み合わせた形式 - リセットタイミング:毎年4月1日
- 実際の採番例:
EST202410-0001-01
,EST202410-0002-03
,EST202411-0002-30
…
- 採番フォーマット:
-
例4)決裁が完了したときに付与される決裁番号
- 採番フォーマット:
APR-XXXXXX
- 説明: 決裁番号を表す(
APR
)のあとに6桁の連番をハイフンでつなげた形式。ただし、他システムからの移行のため、連番を150番から開始する - 採番を行うタイミング:ワークフローで決裁が「承認」されたタイミング
- 連番の開始番号:
150
- 実際の採番例:
APR-000150
,APR-000151
,APR-000152
…
- 採番フォーマット:
アプリに自動採番項目を追加する
自動採番項目の詳細画面の説明(メインレコード)
自動採番項目に対する名前を設定してください。
例)見積もり番号、顧客番号、商品番号・・・
2. 採番フォーマット(採番開始後の変更不可)
採番フォーマットの指定します。
プレフィックスとサフィックスに「差し込みキー」を使用することができます。(空欄にすると「連番のみ」の表記になります。)
差し込みキーはメインレコード内の「数値」「ラジオボタン」「プルダウン」「日付」「一行テキスト」項目と、アプリ間連携の参照項目の同項目が差し込みキーとして利用可能です。
※ラジオボタン・プルダウンの場合、表示名の他にコード値が設定されている場合、どちらの値も差し込むことができます。
※日付は、採番時の年月日やレコード登録日、任意の日付項目から年・月・日を好きな組み合わせで差込できます。
年月日を表すキーは以下の種類が利用できます
説明 | キー | 表示例(2024年4月1日の場合) |
年4桁 | YYYY | 2024 |
年2桁 | YY | 24 |
月2桁 | MM | 04 |
月1~2桁 | M | 4 |
日2桁 | DD | 01 |
日1~2桁 | D | 1 |
各キーの間は、任意の文字をいれることができます。
例えば、「2024-04.01」と出力したい場合は「YYYY-MM.DD」と指定します。
例:採番時の年月日の差し込みキー(2024年4月1日の場合)
20240401 : ${currentDate:YYYYMMDD}
04-01 : ${currentDate:MM-DD}
2404 : ${currentDate:YYMM}
画像は「プレフィックス」に「問い合わせ種別」を「サフィックス」に「問い合わせ日時」を設定した場合の例です。
3. 連番の桁数(採番開始後の変更不可)
連番の桁数を指定できます。指定した桁数を超えると自動的に桁上がりされます。
例)桁数が「4」のとき、0001, 0002, 0003, ・・・ 9999, 10000, 10001
4. 採番を行うタイミング
採番の行うタイミングを上記5種類から設定できます。
新規登録時
1. レコード登録を選択し、レコード登録画面に遷移
2. 登録内容を入力
3.「登録」を選択すると自動採番開始
※ 一括登録やWEBフォームからのレコード登録時にも採番されます。
任意のタイミング
1. レコード登録を選択し、レコード登録画面に遷移
2. 発番する項目のチェックボックスを選択
3.「登録」を選択すると自動採番開始
ワークフロー開始時
1. 承認申請を選択
2. 承認ルートや承認者を選択
3. 期限日や依頼メッセージを入力後「承認申請を開始する」を選択すると自動採番開始
ワークフロー承認時
1. 承認申請を選択
2. コメントを入力し「承認」を選択すると自動採番開始
オートメーション機能に連動
1. オートメーションの条件を設定後、自動採番を選択
2. 矢印を選択
3. オートメーションを設定したい「自動採番項目」を選択
4. オートメーション名を入力
5. 登録を選択
6. 設定したタイミングで自動採番開始
関連記事 : オートメーション機能とは
5. 連番のリセットタイミング(採番開始後の変更不可)
連番のリセットタイミングを設定できます。
※日付情報でリセットを行う場合は「2. 採番フォーマット」に日付項目が含まれている必要があります。
リセットしない >>> リセットされません。
プレフィックス毎 >>> 「プレフィックス毎」にリセットされます。
毎年1月1日 >>> 「毎年1月1日の00:00」にリセットされます。
毎月1日 >>> 「毎月1日の00:00」にリセットされます。
毎日 >>> 「毎日00:00」にリセットされます。
指定日 >>> 「毎年指定日の00:00」にリセットされます。
6. 連番の開始番号
自動採番を開始する値を設定できます。(未設定の場合は1から始まります。)
※桁数とあわせる必要はありません
7. 入力時備考
フォームの下部に表示される、注意事項等を設定することができます。
8. 権限グループ
項目に権限グループを割り当てることができます。詳細は関連記事をご覧ください。
関連記事 : 権限グループ設定について
※レコード登録するユーザーに登録の権限を付与しない権限グループを割り当てた場合でも、採番を行うタイミングが「任意のタイミング」以外が設定されている場合、権限にかかわらず採番が実行されます。
自動採番項目の詳細画面の説明(サブレコード)
サブレコード内に自動採番項目を作成することで、例えば、見積書の明細に対して「明細番号」を付与したりすることができるようになります。
※サブレコードの自動採番項目では、プレフィックスやサフィックスに差し込みキーを指定することができないので、ご注意ください。
1. 項目名(必須項目)
自動採番項目の名前を指定してください。
例)明細番号、通し番号、管理番号・・・
2. 採番フォーマット(採番開始後の変更不可)
採番フォーマットの指定します。(空欄にすることで「連番のみ」の表記になります。)
※サブレコードでは差し込みキーの利用ができません。
サブレコードでは差し込みキーが利用できません。画像のように「プレフィックス」と「サフィックス」のような固定値は設定可能です。
3. 連番の桁数(採番開始後の変更不可)
連番の桁数を指定できます。指定した桁数を超えると自動的に桁上がりされます。
例)桁数が「4」のとき、0001, 0002, 0003, ・・・ 9999, 10000, 10001
4. 採番を行うタイミング
採番の行うタイミングを上記2種類から設定できます。
新規登録時 >>> 新規登録時に採番されます。
任意のタイミング >>> サブレコードの登録・修正時に「発番する」のチェックを付けて登録したタイミングで採番されます。
5. 連番のリセットタイミング(採番開始後の変更不可)
連番のリセットタイミングを設定できます。
リセットしない >>> アプリ内のすべてのレコードでの連番で採番されます。
レコード毎 >>> レコード毎にリセットされます。
※各レコード内のサブレコードが採番される度に、1から順番に発番されます。
6. 連番の開始番号
※サブレコードでは連番の開始番号を選択できません。
7. 入力時備考
採番を行うタイミングで「任意のタイミング」を選択した場合に、「採番する」のチェックボックスの下部に表示される、注意事項等を設定することができます。
8. 権限グループ
項目に権限グループを割り当てることができます。詳細は関連記事をご覧ください。
関連記事 : 権限グループ設定について
※サブレコードを登録するユーザーに登録の権限を付与しない権限グループを割り当てた場合でも、採番を行うタイミングが「新規登録時」が設定されている場合、権限にかかわらず採番が実行されます。
レコードを複製した際のサブレコードの採番ルール
メインレコードを複製登録する際、自動採番項目が含まれているサブレコードも複製を行った場合、以下のルールで採番項目の値が複製されます。
- 採番を行うタイミングが「新規登録時」
- リセットタイミングが「リセットしない」 >>> 新しい連番で採番されます
- リセットタイミングが「レコードごと」 >>> コピー元と同じ値が採番されます
- 採番を行うタイミングが「任意のタイミング」
- リセットタイミングが「リセットしない」 >>> 採番されません
- リセットタイミングが「レコードごと」 >>> コピー元と同じ値が採番されます
自動採番機能について実際の設定画面で解説します
基本的な使い方から、業務に合わせた独自のカスタマイズ方法まで、実際の画面を使って分かりやすくご紹介。
「採番するタイミングを指定する方法は?」「採番のリセットルールをどう設定すればいいのか?」など、具体的な設定手順を解説していますのでぜひご覧ください。