オートメーション機能とは
特定のタイミングやユーザーの操作をきっかけに、設定した処理が自動で実行される機能です。
自動で実行できる処理(以降は「アクション」と称します。)にはメール送信やコメント追加などがあります。
また、レコード条件を設定してアクションの対象となるレコードを絞り込むことも可能です。
利用条件
- オートメーション機能はPremiumプランのユーザーのみご利用頂けます。
- オートメーション機能の利用に伴う追加料金は、特定のアクションを利用する場合を除いて発生致しません。
(※「メール送信」・「SMS送信」のアクションを実行する場合は追加料金が発生します。メール送信の詳細はこちら、SMS送信の詳細はこちらからご確認ください。)
オートメーション機能の有効化
オートメーション機能を使用するためには機能の有効化を行う必要があります。
アプリ設定TOP画面の「オートメーション機能」を「ON」の状態にする、もしくは「基本情報の修正」から「オートメーション機能」にチェックを入れることで有効化にできます。
有効化が完了すると、左サイドメニューに「オートメーション設定」という項目が表示されます。以降の設定はこちらから行います。
オートメーション機能の種類
①リマインダー
「日付」項目の値やレコードの登録日時などを基準日として、指定した日時にアクションを実行できるよう設定できます。
リマインダーの詳細な設定方法についてはこちらをご覧ください。
②イベント監視
レコードの登録や修正、承認申請完了時など、特定の操作をきっかけにアクションを実行できるよう設定できます。
イベント監視の詳細な設定方法についてはこちらをご覧ください。
③レコード監視
レコード項目の値が変更されたタイミングでアクションを実行できるよう設定できます。
レコード監視の詳細な設定方法についてはこちらをご覧ください。
④タイマー処理
毎月1日や毎日15時といった定期的な周期でアクションを実行できるよう設定できます。
タイマー処理の詳細な設定方法についてはこちらをご覧ください。
なお、オートメーション設定は複数作成することができます。以下は設定を複数作成したときの一覧画面となります。
一覧画面で行える操作や注意点は下記4点になります。
- 作成したオートメーションは条件に合致した順に上から実行される
- オートメーションの状態を有効もしくは無効に切り替えることができる
- 各オートメーションの実行履歴を「ログ」から確認できる
ログでは、設定したアクションの実行日時やアクションの対象となったレコードを確認することができます。
対象レコードを選択するとレコードの詳細画面に遷移することができます。 - 作成済みのオートメーションを修正・複製・削除を行うことができる
オートメーション機能の設定_レコード条件
レコード条件を設定することでアクションを実行する際の対象となるレコードを絞り込むことができます。設定は「条件を追加」から行うことができます。
レコード一覧画面の絞り込みと同様にレコードの詳細情報や基本情報の値を指定することができます。
詳細情報(※登録したレコード項目が一覧に表示されます)
基本情報
レコードの状態
承認申請
条件を指定し「適用」ボタンを選択することで、指定したアクションが対象とするレコードが限定されます。「該当件数の確認」を選択することで、アクションの対象となるレコードの件数を確認することができます。
(下記画像の場合、1件のレコードに対して指定したアクションが実行されます。)
オートメーション機能の設定_アクション
設定した条件を満たしたときに実行できるアクションにはメール送信やコメント追加などがあります。
なお、設定したアクションを実際に実行するためにはアクション名の横にあるトグルボタンを選択する必要があり、1つのオートメーションで複数のアクションを実行させることも可能です。
各アクションの詳細な設定方法については以下の記事をご覧ください。
オートメーション機能の設定_基本設定
基本設定では、作成したオートメーションの名称やオートメーション実行の終了日などを設定することができます。
オートメーション名
作成したオートメーションの名称を設定することができます。どのような条件のとき、どのアクションが実行されるのかなどを入力することで複数オートメーションの設定が作成された場合でも区別しやすくなります。
状態
作成したオートメーションを有効にするか無効にするかを選択することができます。
終了日
オートメーションの実行を終了させる日を設定することができます。
備考欄
オートメーションに関する補足説明などを自由に入力することができます。