オートメーション機能とは
特定のタイミングやユーザーの操作をきっかけに、設定した処理が自動で実行される機能です。
自動で実行できる処理（以降は「アクション」と称します。）にはメール送信やコメント追加などがあります。
また、レコード条件を設定してアクションの対象となるレコードを絞り込むことも可能です。
オートメーション機能の利用条件や基本的な設定についてはこちらをご覧ください。
メール送信の設定方法
オートメーション機能を用いることで、条件を満たすレコードに登録されているメールアドレスやWorksアカウントに設定されているメールアドレスを送信先としてメールを送信することができます。
（※毎月100通まではメールの送信料金は発生しませんが、100通を超えた分については1通あたり1円の送信料金が発生しますのでご注意ください。）
なお、メール送信の処理を実行させるにはアクション名の横にあるトグルボタンを選択してアクションを有効化する必要がありますのでご注意ください。
送信先種別
送信先のメールアドレスを3種類の方法から選択することができます。
- 固定のメールアドレス
1つのメールアドレスを送信先とすることができます。
（複数のメールアドレスを設定する場合は「Cc」や「Bcc」に追加してください。） - レコード項目
「メールアドレス」項目に登録されたメールアドレスや、「ユーザー選択」項目で選択したアカウントのメールアドレスを送信先とすることができます。
また、メール送信の対象となったレコードの詳細画面にメールの送信履歴が残ります。 - Worksアカウント
特定のWorksアカウントを1つ選択することができ、そのアカウントに設定されているメールアドレスを送信先とすることができます。
（なお、選択できるWorksアカウントはオートメーション設定を作成しているアプリの利用権限が付与されているアカウントに限られますのでご注意ください。）
送信方法
送信先種別で「固定のメールアドレス」もしくは「Worksアカウント」を選択している場合に設定することができます。
- レコード単位で送信
該当するレコードの件数分メールを送信することができます。
なお、送信件数が一度に100件を超える場合はメール送信がされないためご注意ください。 - 1通のメールを送信
該当するレコードの件数に関わらず1通のメールを送信することができます。
メール送信の対象となる複数のレコードを1つのメールにまとめたいときに有効です。
差出人名
メールの差出人名と差出人のメールアドレスを設定することができます。
Cc・Bcc
Ccにはコピー受信メールアドレスを、Bccには秘密コピー受信メールアドレスを設定することができます。
件名
メールの件名を入力することができます。
本文
メールの本文を入力することができます。
本文には、設定した任意のレコード項目の値を出力する「差し込みキー」の利用が可能です。
以下は、本文にレコード更新日時を表す「${更新日時}」という差し込みキーを記入した例と実際に届くメール本文になります。
「${更新日時}」の部分にレコード更新日時が挿入されていることを確認できます。
また、送信方法で「1通のメールを送信」を選択した際に、以下の記述を行うことでメール送信の対象となる複数のレコード情報をすべて本文に記入することができます。
${BEGIN}
${設定した任意のレコード項目の名称}
…
…
${END}
以下は、$BEGINと$ENDを使用して複数レコードのタイトル項目の値とレコード登録日時を表示させるよう設定したときに実際に届くメール本文になります。
「$BEGIN~$END」までの部分に条件に該当したレコード3件分の「タイトル」項目の値とレコード登録日時が挿入されていることを確認できます。
さらに、AIによる本文自動生成機能を使用してメール本文を作成することも可能です。
メール本文自動生成についての詳細はこちらをご覧ください。