ワークフロー機能とは
レコードの内容に対して、申請者(登録者)が決裁者に「承認申請」を行い、決裁者がその申請を「決裁」することができます。決裁者は複数人設定することができ、決裁の順番も設定できます。
複数の決裁者がいる場合、決裁を順番に回していくフローを「承認ルート」として保存できるので、同じフローで再度申請を行う際に便利な機能です。
プランによるワークフロー機能の違い
サスケWorksの料金プランにはStandardプランとPremiumプランの2種類があります。
Standardプランの場合、ワークフロー機能を有効にすることで、作成した承認ルートを保存することができるようになります。Standardプランで使用できる機能の詳しい説明に関しましてはこちらの記事をご覧ください。
一方、Premiumプランの場合はStandardプランでできることに加え、様々な機能を使用することが可能になります。追加でご利用になれる機能は以下の通りです。
Premiumプランでできること
- アプリ管理の権限を持つ管理者が事前に承認ルートを設定しておくことが可能。
- 申請者の役職や申請する金額等の条件によって自動的に必要な承認ルートが適用されるように複数の承認ルートを作成可能。
- 申請を承認した際に申請者や承認者はもちろん、事前に作成した組織情報における、ある部門のある役職の方に向けて回覧するよう設定可能。
以降、当記事ではPremiumプランで利用できるワークフロー機能の各種設定方法についてご紹介します。
利用条件
- Premiumプランのユーザーのみ、ワークフロー機能で複数のワークフローを管理することが可能になります。
- 複数のワークフロー管理に伴う追加料金は発生致しません。
- 組織情報の設定を完了している必要があります。
組織情報の設定につきましてはこちらの記事をご覧ください。
ワークフローの設定_基本設定
ワークフローを複数管理する際の設定方法についてご紹介します。
なお、当機能の設定を行うためには「ワークフロー機能」を有効化する必要がありますのでご注意ください。有効化は下記画像の赤枠部分で「ON」の状態にする、もしくは「基本情報の修正」から「ワークフロー機能」にチェックを入れることで設定できます。
1. アプリ設定画面のサイドメニューから「ワークフローの管理」を押下し、「ワークフローの作成」ボタンを押下する
「標準ワークフロー」は、作成済みのワークフローが適用されなかった場合に使用されるワークフローになります。
2. ワークフローの設定を行い、「登録」ボタンを押下する
①状態
新規作成するワークフローの状態を設定します。
作成したワークフローを適用可能な状態にする場合は「公開」、適用不可の状態にする場合には「非公開」を、まだ設定が完了していない場合は「準備中」を選択してください。
②名称
作成するワークフローの名称を入力します。
③適用条件
「条件指定」を選択すると、レコード項目「ラジオボタン」「セレクトボックス」「カテゴリ」に登録された値によって、作成しているワークフローを使用するか否かを設定することができます。
選択した際は、下記画像のように「適用条件を設定」という設定項目が追加されます。
④ルート設定
「承認ルートを定義」を選択すると組織情報などを元にして自動的に承認ルートを割り当てることが可能になります。「申請時に手動で作成」を選択すると従来のワークフロー機能と同様に、申請時にユーザー自身で承認者を決める必要があります。
なお、組織情報の設定についてはこちらをご覧ください。
⑤適用ルートなし
適用できる承認ルートがなかった際の挙動を選択できます。
⑥完了後の編集ロック
承認申請が完了、もしくは却下されたレコードの情報を編集可能にするか否かを選択できます。
⑦ワークフロー説明文
承認申請を開始する画面に表示させる文言を設定することができます。
下記画像内の赤枠部分が説明文が表示される箇所となります。
3. 「承認ルートの作成」ボタンを押下して、承認ルートの設定に進む
ワークフローの設定_ルート設定
1. 承認ルートの設定を行い、「登録」ボタンを押下する
①状態
新規作成する承認ルートの状態を設定します。
②ルート名称
作成する承認ルートの名称を入力します。
③適用条件
「条件を指定する」を選択すると、レコード項目「数値」「計算式（結果が数値になる場合）」に登録された値を使用した条件を作成することができます。
選択した際は、下記画像のように条件を作成する項目が表示されます。
条件式には以下の5項目がご利用になれます。
- ○○と等しい場合
- ○○より小さい場合
- ○○以下の場合
- ○○より大きい場合
- ○○以上の場合
④備考欄
注意書きや補足事項の記入にお使いいただけます。
⑤申請時の条件指定
「条件を指定する」を選択した場合、既に設定済みの組織・役職情報を利用して申請者を限定することができます。
⑥決済者
作成する承認ルートにおける決裁者を決めることができます。
承認者の指定方法には以下の4種類があります。
- 組織図上の上司
適用されている組織図上における申請者の上司が承認者となります。STEP1でこの方法で承認者を決め、続くSTEP2でも同様の方法を選択した場合、STEP2の承認者は組織図上におけるSTEP1の承認者の上司になります。役職を指定することで承認者となる上司を限定することも可能です。 - 組織情報から指定
適用されている組織情報における部門・役職情報から承認者を指定することができます。「全員の承認が必要」、「過半数の承認が必要」などの条件を付与することも可能です。 - ユーザー指定
サスケWorksアプリ内に登録されているユーザーを承認者とすることができます。「2. 組織情報から指定」と同様に承認条件を付与することも可能です。 - 申請者本人
申請者自身を承認者とすることができます。
⑦該当者がいない場合
あるSTEPにおいて指定した条件に合致する承認者がいない場合の承認フローの進行を設定することができます。
⑧申請者との役職関係
申請者の役職が承認者の役職より上位であった場合などの承認フローの進行を設定することができます。
⑨申請者と同一人物の場合
申請者と承認者が一致した場合に承認フローのSTEPをスキップするか否かを設定することができます。
⑩申請時にルートの変更
申請時に申請者が承認ルートを修正できるようにするか否かを設定することができます。
⑪回覧情報
申請が承認された場合に、申請内容を回覧する、あるいは回覧しないのどちらかを選択することができます。指定方法は以下の2種類があります。
- 組織情報から指定
適用されている組織情報における部門・役職情報から回覧先を指定することができ、申請者と承認者を回覧先に含めるかどうかも設定することができます。 - ユーザー指定
サスケWorksアプリ内に登録されているユーザーを承認者とすることができます。「1. 組織情報から指定」と同様に申請者と承認者を回覧先に含めるかどうかを設定することも可能です。
ワークフローが複数ある場合について
複数のワークフローある場合、並び順が上位にあるものから順に適用条件を比較し、条件に合致したワークフローが自動的に適用されます。
承認ルートが複数ある場合について
1つのワークフロー内に複数の承認ルートがある場合、ワークフローが複数ある場合と同様、並び順が上位にあるものから順に適用条件を比較し、条件に合致した承認ルートが自動的に適用されます。