オートメーション機能とは
特定のタイミングやユーザーの操作をきっかけに、設定した処理が自動で実行される機能です。
自動で実行できる処理（以降は「アクション」と称します。）にはメール送信やコメント追加などがあります。
また、レコード条件を設定してアクションの対象となるレコードを絞り込むことも可能です。
オートメーション機能の利用条件や基本的な設定についてはこちらをご覧ください。
レコード監視の設定方法
レコード監視では下記のアクションを実行するように設定することができます。各アクションについての詳細な設定方法については下記の記事をご覧ください。
レコード監視では任意のレコード項目を選択して、その値がどのように変化したかの条件を指定することができます。また、オプションで一括登録やアドオン処理によってレコード修正される場合も監視対象に含めることができます。
※アドオン処理とはアプリ設定画面＞外部サービス連携から確認できる以下のサービスが対象となります。
上記名称を選択すると、各連携の設定方法について紹介している記事に遷移しますのでぜひご覧ください。
なお、レコードの新規登録時の監視を行うことはできませんのでご注意ください。
以下、具体的なレコード項目を例に挙げ、どのような設定ができるか説明します。
一行テキスト項目
「一行テキスト」項目は以下の条件を指定することができます。
- 値が変更された
レコード項目の値に何らかの変更が起こるかどうかを監視します。特定の値に変更される必要はないが、値に変更があったことだけを監視したい場合などで有効です。 - 未定義（空になった）
レコード項目の値が未入力になるかどうかを監視します。設定したレコード項目の初期値が未入力の状態になったかどうかを監視したい場合などで有効です。 - 次の値に変更された
レコード項目の値が、ユーザーが指定した特定の値に変更されるかどうかを監視します。
下記の例では「一行テキスト」項目の値が「変更済み」になったとき、指定したアクションが実行されます。指定した値に完全一致したかどうかを監視したい場合などで有効です。 - 次の値から変更された
レコード項目の値が、ユーザーが指定した特定の値と完全一致しなくなったかどうかを監視します。設定したレコード項目の初期値から何らかの変更があったかどうかを監視したい場合などで有効です。 - 次の値を含むようになった
レコード項目の値が、ユーザーが指定した特定の値を含んだかどうかを監視します。
下記の例では「一行テキスト」項目の値に「確認済み」という単語が含まれたとき、指定したアクションが実行されます。レコード項目の値に部分的な修正がされたかどうかを監視したい場合などで有効です。 - 次の値が含まなくなった
レコード項目の値から、ユーザーが指定した特定の値が無くなったかどうかを監視します。
下記の例では「一行テキスト」項目の値から「未処理」という単語が含まれなくなったとき、指定したアクションが実行されます。レコード項目の値に部分的な修正がされたかどうかを監視したい場合などで有効です。
計算式項目
「計算式」項目は以下の条件を指定することができます。なお、日付、数値、時刻項目なども計算式項目と同様の設定を行うことができます。
- 値が変更された
- 未定義（空になった）
- 次の値に変更された
- 次の値から変更された
- 次の値より大きくなった
レコード項目の値が、ユーザーが指定した特定の値を上回ったかどうかを監視します。
下記の例では「計算式」項目の値が「100」を上回ったとき、指定したアクションが実行されます。 - 次の値より小さくなった
レコード項目の値が、ユーザーが指定した特定の値を下回ったかどうかを監視します。
下記の例では「計算式」項目の値が「100」を下回ったとき、指定したアクションが実行されます。
チェックボックス項目
「チェックボックス」項目を選択した場合は「一行テキスト」項目と同様の変更条件を指定することができ、「次の値に変更された」などの変更条件で、設定してある選択項目の値を使用することができます。なお、ラジオボタン、プルダウン項目などもチェックボックス項目と同様の設定を行うことができます。
以下の例では「赤・青・緑」という選択項目を「チェックボックス」項目に設定しているため、条件にそれらを指定することができます。