組織情報の管理機能とは
企業における階層型組織情報を視覚的に分かりやすく管理する機能です。
組織階層は開始日を設定することができるため、あらかじめ来期の組織情報を作成しておき、自動で組織情報を切り替えるように設定する、ということも可能です。
利用条件
- 組織情報の管理機能はPremiumプランのユーザーのみご利用頂けます。
- 組織情報の管理機能利用に伴う追加料金は発生致しません。
組織情報の設定方法
まず初めに、組織の基本的な情報の設定方法について解説します。
1. TOP画面右上の歯車アイコンから「組織情報の管理」を押下する
2. 「新規作成」ボタンを押下する
3. 組織設定情報を入力し、「登録」ボタンを押下する
①ステータス
新規作成する組織のステータスを設定します。
例えば、現在の事業年度に該当する組織のステータスを「有効」にし、来期の組織についてはステータスを「準備中」に設定する、といった利用方法があります。
②組織設定名
組織の名称を入力します。
③開始日
今作成している組織情報をいつから適用するかを設定することができます。開始日を設定すると、ステータスが「準備中」の場合、開始日の午前0時に自動的に「有効」に切り替わります。
（※なお、開始日を設定日当日にすることはできませんのでご注意ください。）
④終了日
今作成している組織情報の適用をいつ終了させるかを設定することができます。終了日を設定すると、ステータスが「有効」の場合、終了日の23:59に自動的に「無効」に切り替わります。
※終了日を設定していたとしても、次にステータスが「有効」となる組織が存在しない場合、ステータスは「無効」に切り替わらない仕様となっていますのでご注意ください。
⑤備考欄
注意書きや補足事項の記入にお使いいただけます。
4. 「組織の作成」ボタンを押下し次の設定に進む
以上で組織の基本的な情報についての設定が完了したので、次に具体的な組織構造を作成していきます。
組織の作成方法
今回は例として、以下の画像に示すような「22期組織情報」を作成していきます。
1. 画面左サイドメニューより「役職情報」を押下し、組織体制で使用する役職名を追加して「登録」ボタンを押下する
2. 「(株)デモパーク」を22期組織情報の直下に作成する
以下の画像内、赤矢印で示した2箇所のどちらからでも部門を追加することができます。
①部門名
部門名を記入してください。（※今回の例では母体となる会社名を記入しています。）
②部門ID
既に自社で部門毎の識別子などを管理されているユーザーの方はその識別子を登録してください。存在しない場合は未記入の状態のままで構いません。なお、一度登録した部門IDは後から変更することができないためご注意ください。
③親部門
どの部門の配下に所属させるかを設定できます。（※今回の例では、親部門が「22期組織情報」のみなので特に手を加える必要はございません。）
④備考欄
何か記載しておくべき事項があれば記入してください。
3. 「(株)デモパーク」の直下に2つの部門、「営業部」「システム部」を追加する
以下画像のように、(株)デモパークを選択した状態で画面右側にある「部門の追加」を選択して2部門を追加していきます。
2部門すべてを登録した結果が以下の画像になります。
4. 営業部の直下に「営業1課」「営業2課」、システム部の直下に「開発課」「運用課」を作成する
手順3. と同様に部門を追加していきます。
以上の手順を繰り返し、システム部の子部門として開発課、運用課を追加した結果、22期組織情報の組織階層を作成することができます。
ユーザーの追加方法
作成した部門にはサスケWorksアプリ内で使用しているアカウントをユーザーとして追加することができます。ここでは、(株)デモパークにユーザーを一人追加するまでの手順をご紹介します。
下記画像で赤矢印が示す「(株)デモパークにユーザーを追加」を選択し、必要事項を選択していきます。
①ユーザー名
Worksで利用できるアカウントをユーザーとして選択することができます。
②所属部門
①で選択したユーザーをどの部門に配置させるかを、既に作成済みの部門の中から選択することができます。
③役職
既に作成してある役職の中から1つ選択することができます。
④部門への所属状態
①で選択したユーザーが既に部門に所属しているのか、それともしていないのかを選択することができます。後ほどご紹介する「ユーザーの変更予約」機能を使用すると、「○月○日にユーザーを部門に所属or除外させる」、ということも可能になります。
ユーザーの変更予約を設定する方法
上記手順「ユーザーの追加方法」では、ユーザーを部門に追加するかを設定時に決定しましたが、「変更予約」機能を使用することで「ある指定日にユーザーを部門に追加、もしくは部門から除外させる」ことが可能になります。
「変更予約」を使用する際はあらかじめユーザーを部門に追加する必要があり、「変更予約」を使用したいユーザーの「修正」アイコンを選択して設定画面へ進みます。
「変更予約」を「行う」に設定すると「適用日」という項目が表示されます。組織設定情報と同様に、指定した日付の0時にユーザーの変更予約が実行されます。
設定した予約内容は下記画像の通り、画面上部にある「ユーザーの変更予約」から確認することができ、ここから予約の修正や削除を行うことができます。